خلاصه وظایف: دبیرخانه امور دفتری و مکاتبات اداری یک سازمان (از جمله ثبت نامه‌های وارده و صادره، بایگانی و نظارت بر گردش آن‌ها) را انجام می‌دهد. در واقع اصلی‌ترین وظیفه دبیرخانه، ثبت و بایگانی مکاتبات اداری و نظارت بر گردش کار صحیح نامه‌ها است.
وظایف دبیرخانه مرکزی
دریافت، کنترل نامه های وارده از نظر وجود امضاء، ارتباط نامه با سازمان دریافت کننده و صحت تعداد پیوست ها (در صورت داشتن پیوست یا ضمایم)
ثبت اطلاعات نامه در دفتر اندیکاتور یا اتوماسیون اداری و اختصاص تاریخ و شماره وارده به نامه توسط کاربران دبیرخانه.
ارایه نامه به مقام یا مسئول واحد اقدام کننده یا واحد مربوطه، جهت تعیین محل و نوع اقدام که در اصطلاح اداری «ارجاع» گفته می شود. ارجاع می تواند به صورت دستی بر روی فیزیک نامه و یا به صورت الکترونیکی در اتوماسیون اداری صورت پذیرد.
ثبت شماره نامه و تاریخ در دفتر ارسال مراسلات و تحویل فیزیک مکتوبات به واحد یا شخص اقدام کننده نامه وارده . در صورتی که این فرایند الکترونیکی صورت گیرد، فیزیک در محل از قبل تعیین شده نگهداری می گردد.
نشانی مطلب در وبگاه مدیریت اداری: http://khu.ac.ir/find-9.28155.68931.fa.html برگشت به اصل مطلب